Unsere Mandantin ist eine traditionsreiche öffentliche Institution für die wir im exklusiven Auftrag, für diese neu geschaffene Position, eine loyale, initiative und erfahrene Persönlichkeit suchen als
Leitung Sekretariat & Backoffice
Ihre Aufgaben:
- Eigenverantwortliche Leitung des administrativen und operativen Bereichs mit einem Team von 8–10 Mitarbeitenden; erste Ansprechperson für interne Anliegen
- Verantwortung für die gesamte Korrespondenz, das Termin- und Veranstaltungsmanagement
- Verantwortung für das Personalwesen in enger Zusammenarbeit mit der Bereichsleitung
- Selbstständige Planung, Koordination und Durchführung von Sitzungen, Veranstaltungen und Anlässen
- Überwachung und Steuerung verschiedener Budgetbereiche in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung
- Redaktionelle Betreuung und Aufbereitung von Inhalten für interne und externe Kommunikationskanäle sowie laufende Pflege der Medienplattformen
- Mitgestaltung und Weiterentwicklung der administrativen Prozesse
Das bringen Sie mit:
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion mit Verantwortung für administrative Abläufe, betriebliche Prozesse oder zentrale Dienste
- Ausgeprägte organisatorische Kompetenz, insbesondere in der Planung und Umsetzung von internen Sitzungen, externen Events und Anlässen
- Solide betriebswirtschaftliche Kenntnisse, insbesondere in Budgetplanung und Controlling
- Führungspersönlichkeit mit natürlicher Autorität, die durch Empathie, Lösungsorientierung und Teamorientierung überzeugt
- Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld; kombiniert mit Diskretion, Weitblick und strategischem Denken
- Bereitschaft zu punktuellen Einsätzen ausserhalb der üblichen Arbeitszeiten – insbesondere im Rahmen von Veranstaltungen oder besonderen Anlässen
Unser Angebot:
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe mit grossem Handlungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten
- Ein unterstützendes und wertschätzendes Arbeitsumfeld mit engagierten und motivierten Mitarbeitenden
- Zeitgemässe Anstellungsbedingungen, moderne Arbeitsmittel sowie flexible Arbeitszeitmodelle
- Ein positives Betriebsklima, geprägt von Teamgeist und gegenseitiger Unterstützung
Möchten Sie Ihre organisatorischen Stärken in einem sinnstiftenden Umfeld entfalten? Reizt Sie eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem gut eingespielten Team? Dann freut sich Anuschka Gwada auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen via Bewerberbutton.