Für unsere Kundin, ein etabliertes Investmenthaus mit anspruchsvoller Privatkundschaft suchen wir eine verlässliche, kontaktstarke und routinierte Persönlichkeit, die mit ihrer Arbeitskollegin zusammen die zentrale Drehscheibe des Empfangs übernimmt.
Ihre Aufgaben
In dieser Funktion sorgen Sie dafür, dass Besuchende wie auch Mitarbeitende jederzeit professionell empfangen und unterstützt werden. Sie koordinieren Abläufe, behalten Termine im Blick und sorgen dafür, dass das Tagesgeschäft rund läuft. Dazu gehören insbesondere:
- Persönliche Betreuung von Gästen sowie Repräsentation des Unternehmens am Empfang
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanfragen und aktive Mitarbeit in administrativen Office-Themen
- Planung und Organisation von Meetings, Reservationen und Remote-Terminen
- Reiseplanung inkl. Buchungen, Unterlagen und Spesenabwicklung
- Unterstützung bei internen Veranstaltungen und Projekten
Ihr Profil
Sie bringen eine solide berufliche Basis mit und bewegen sich im Front-Office-Umfeld mit natürlicher Sicherheit. Durch Ihre Erfahrung wissen Sie bestens, wie man Prioritäten setzt, auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren. Folgende Grundvoraussetzungen erfüllen Sie zudem:
- Grundbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Hotellerie und Mehrjährige Erfahrung am Empfang oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion sind ein Muss
- Professionelle, dienstleistungsorientierte Haltung und Freude an der Repräsentation des Unternehmens
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt
- Souveräner Umgang mit MS Office
- Gepflegte Erscheinung, zuverlässige Arbeitsweise und hohes Verantwortungsbewusstsein
Was Sie erwartet
- Ein modernes, wertschätzendes Arbeitsumfeld in einem regulierten Finanzunternehmen
- Eine vielseitige Rolle mit hoher Eigenverantwortung
- Ein Umfeld, das Erfahrung, Professionalität und ein ruhiges, strukturiertes Auftreten schätzt